문서 만들기

이 화면에서 하는 일

• 탭 — 만든 문서 · 양식 · 보관 설정
• 만든 문서 필터 — 검색창(문서번호·제목·고객사), 전체 종류, 전체 영업팀, ‘폐기 포함’
• 목록 칸 — 문서(제목·문서번호), 종류, 고객사·매입처, 금액, 만든 날·만든 사람, 표시(고객 공개·도장·보관·폐기)
• 버튼 — ‘엑셀’, ‘문서 만들기’(문서를 만들 권한이 있을 때)
• 계약 자체(금액·기간·청구·수금)는 ‘계약’ 메뉴에서 관리합니다. 이 화면은 그 기록을 문서로 찍어 내는 곳입니다.

문서 만들기 — 양식 8종

• 문서 종류 — 견적서(승인된 견적만), 계약서(계약), 거래명세서(주문 전체 또는 출고 1건), 발주서(구매·발주 메뉴 권한 필요), 세금계산서 사본(매출), 납품확인서(납품 1건), 영수증(입금), 반품확인서(반품)
• 고객사를 먼저 고르고 기준이 될 ERP 기록을 고릅니다.
• 문서 언어(한국어·영어), 양식, 특약(계약서 마지막 조항), ‘사업장 도장 찍기’, ‘문서 저장소에 보관’, ‘고객 조회 화면에 공개’를 정하고 ‘만들기’를 누릅니다.
• 만든 문서는 그 시점 내용 그대로 보관되고 해시로 위변조를 확인합니다. 고쳐야 하면 폐기하고 다시 만듭니다.
• 사업장 도장 이미지가 없으면 (인) 표시만 들어갑니다 — ‘기준정보 › 사업장’에서 도장을 올려 두세요.

문서 상세

• 위쪽 배지 — 종류, 고객 공개/내부, 원본 확인됨(내용 불일치면 경고), 저장소 보관 시각, 저장소 PDF 링크, 해시
• 아래 버튼 — ‘변경 이력’, ‘폐기’(사유 입력, 기록은 남고 고객 화면에서만 사라짐), ‘고객에게 공개’/‘고객 공개 끄기’, ‘문서 저장소 보관’/‘저장소에 다시 보관’, ‘엑셀’, ‘PDF’, ‘인쇄·PDF 저장’

양식

• 문서에 들어갈 조건·조항 문구를 종류·언어별로 관리합니다. {{고객사}}, {{공급자}}, {{계약번호}}, {{합계}}처럼 채움 칸을 쓰면 문서를 만들 때 실제 값으로 바뀝니다.
• ‘양식 추가’로 새 양식을 만들고, 기본 양식은 종류·언어마다 하나입니다. 줄바꿈은 그대로 들어갑니다.

보관 설정

‘문서를 만들 때 자동으로 보관’을 켜고 형식(PDF(도장 포함, 메일 첨부용) · 엑셀(표 데이터, AI가 읽기 좋음))을 고릅니다. 보관한 파일은 관리자 콘솔 › 문서 연동에 연결된 저장소의 ‘ERP문서/종류’ 폴더에 올라가, 메일 첨부 링크와 AI 비서의 문서 검색·요약에 쓰입니다. 설정은 ERP 관리자가 바꿀 수 있습니다.

전자서명

전자서명은 이 화면이 아니라 견적 상세(승인·발송 상태)와 계약 상세(진행 중 계약)의 ‘전자서명’ 카드에서 요청합니다. ‘서명 요청’으로 링크를 만들어 문자·메일·메신저로 보내면 고객이 로그인 없이 서명하고, ‘확인서’로 전자서명 확인서를 인쇄합니다.

따라 해 보기

1. 1‘문서 만들기’를 누르고 문서 종류 ‘견적서’, ‘[테스트]’ 고객사, 승인된 견적을 고릅니다.
2. 2‘사업장 도장 찍기’를 켜고 ‘만들기’를 누릅니다.
3. 3열린 문서 창에서 도장·공급자·품목이 맞는지 보고 ‘인쇄·PDF 저장’을 누릅니다.
4. 4‘고객에게 공개’를 눌러 목록에 ‘고객 공개’ 표시가 붙는지 봅니다.
5. 5‘폐기’를 누르고 사유 ‘[테스트] 시험 폐기’를 적습니다. 목록에서 사라지고, ‘폐기 포함’을 켜면 줄이 그어진 채 다시 보이는지 확인합니다.

도움말 · 만든 문서는 고칠 수 없습니다. 내용이 바뀌면 원래 기록(견적·계약 등)을 고친 뒤 새로 만들고, 예전 문서는 폐기하세요.